Denna artikel är skriven av Fortnox, och kan också läsas här.

Traktamente är en ekonomisk ersättning som arbetsgivare kan betala ut i samband med tjänsteresor, för att täcka den ökade kostnaden resan innebär för den anställde. Ersättningen gäller till exempel mat, övernattning och småutgifter. Traktamente gäller vid tjänsteresor både inom och utom Sverige, och varierar beroende på resans omfattning.

Det finns olika typer av traktamenten – inrikes och utrikes, skattefria och/eller skattepliktiga, helt eller halvt, och nattraktamente. Om arbetsgivaren står för vissa kostnader i samband med tjänsteresan, till exempel måltider, minskar ersättningen. Vi börjar med vad som gäller för skattefritt traktamente.
 

När är ett traktamente skattefritt?

För att arbetsgivaren ska kunna betala ut skattefritt traktamente behöver tre krav uppfyllas:
 

• Minst en övernattning måste ske, vilket innebär att resan sträcker sig mellan kl. 00.00 till 06.00. Om tjänsteresan inte innebär en övernattning räknas den som ett så kallad endagstraktamente.
• Tjänsteresan är förlagd till en ort som ligger mer än 50 kilometer från den ordinarie arbetsplatsen eller bostaden (även kallat verksamhetsorten).
• Tjänsteresan behöver styrkas med ett underlag, till exempel en reseräkning. Där framgår vem som har rest, vart den anställde har rest samt när resan påbörjades och avslutades.

 
Traktamentet för en hel dag inom Sverige under inkomståret 2020 (samt inkomståret 2021) är 240 kronor. Schablonbeloppen för skattefritt traktamente varierar, beroende på resans omfattning. Efter tre månader med traktamente på samma ort får den anställde 70 procent av normalbeloppet per hel dag, och efter två år 50 procent per hel dag.
 

• Hel dag: 240 kr
• Halv dag: 120 kr
• Efter tre månader: 168 kr (per hel dag)
• Efter två år: 120 kr (per hel dag
• Nattraktamente: 120 kr

 
Om du som arbetsgivare inte har någon kostnad för boende för den anställde kan arbetsgivaren betala ut ytterligare ett traktamente, ett så kallat nattraktamente, på 120 kronor. Ett exempel är när en anställd istället för att bo på hotell bor hos en släkting. Det så kallade nattraktamentet gäller när resan sträcker sig över natten, från 00.00 till 06.00.
 

Hel eller halv dag? Klockslagen att ha koll på

Det finns brytpunkter som styr om det är ett helt eller halvt traktamente den anställde har rätt till.
 

• Hel dag: Avresa före klockan 12.00 eller hemkomst efter klockan 19.00
• Halv dag: Avresa efter klockan 12.00 eller hemkomst före klockan 19.00

Ersättningen sjunker när arbetsgivaren står för mat

När arbetsgivaren står för den anställdes måltider under tjänsteresan, minskas det skattefria traktamentet – eftersom den anställde inte har behövt lägga pengar på måltider (och inte haft några ökade kostnader). Det kan också bli aktuellt att förmånsbeskatta kosten.
 

Förmånsbeskattning när någon bjuder

Förmånsbeskattning innebär att en anställd, förmånstagaren, betalar skatt för förmåner som den får tack vare sitt jobb, och som enligt reglerna är skattepliktiga. Om förmånen obligatoriskt ingår i ett pris (såsom frukosten allt som oftast gör på ett hotell) ska den inte förmånsbeskattas.

I tabellen kan du se när traktamentet för inrikes tjänsteresa ska minskas samt när kosten ska förmånsbeskattas.
 

Traktamentet minskar – men med hur mycket?

När tjänsteresan sker inrikes ska traktamentet minskas enligt följande. Observera att det är minskningen som redovisas i kronor, och att minskningen utgår från maxbeloppet på det skattefria inrikestraktamentet (240 kronor).
 

Traktamente för tjänsteresor utomlands

Traktamente för utrikes tjänsteresor är också skattefritt, och fungerar enligt samma schablon-princip som traktamente inom Sverige. Varje land är försett med ett schablonbelopp, även kallat normalbelopp, som baseras på hur mycket levnadskostnaderna ökar när du vistas i landet. En hel dag ger ett normalbelopp och en halv dag ett halvt normalbelopp.

Du hittar listan över schablonbelopp per land på Skatteverkets sida.
 

Eget boende utomlands

Om du som arbetsgivare betalar traktamente till en anställd under en tjänsteresa utomlands, och den anställde skaffar eget boende, kan du betala ett skattefritt nattraktamente motsvarande traktamente för en halv dag i det aktuella landet.
 

Om kost ingår

När kost ingår reduceras utlandstraktamentet enligt följande (inkomståret 2020 samt 2021):

• Fri kost: 85 procent
• Lunch och middag: 70 procent
• Lunch eller middag: 35 procent
• Endast frukost: 15 procent

 
Läs mer om utrikestraktamente på Skatteverket.
 

Då beskattas traktamentet

Överskrider man det skattefria traktamentet så behandlas det som vanlig lön. Om företaget till exempel vill betala den anställda 270 kronor per hel dag i traktamente, blir 240 kronor av beloppet skattefritt och resterande 30 kronor skattepliktigt.

Traktamenten som betalas ut vid endagstraktamente (utan övernattning) hanteras som vanlig lön – arbetsgivaren ska alltså betala skatt och andra avgifter, till exempel arbetsgivaravgift. Det finns alltså ingen avdragsrätt för ökade levnadskostnader vid endagtraktamente.
 

Kan traktamente betalas ut vid sjukdom under tjänsteresan?

Om en anställd blir sjuk under tjänsteresan och tvingas stanna på arbetsorten kan du som arbetsgivare betala ut skattefritt traktamente – den anställde anses fortfarande vara på tjänsteresa.

Traktamente – en sammanfattning

• För skattefritt traktamente krävs minst en övernattning, att resan går till en plats minst 50 km från hemmet/jobbet och att det är en tjänsteresa med ett underlag.
• Under inkomståret 2020 samt 2021 är det skattefria traktamentet för en heldag inom Sverige 240 kronor.
• Om arbetsgivaren betalar den anställda till exempel 270 kronor i traktamente per hel dag, blir 240 kronor av beloppet skattefritt och resterande 30 kronor skattepliktigt.
• Avresedagen räknas som en hel dag om den anställde börjar resan före kl. 12.00. Hemresedagen räknas som en hel dag om den anställde kommer hem efter kl. 19.00
• Vid endagstraktamente (ingen övernattning) hanteras traktamentet som vanlig lön.
• När arbetsgivaren står för den anställdes måltider under tjänsteresan, minskas det skattefria traktamentet. I vissa fall ska fri kost förmånsbeskattas (se tabell ovan).
• Om en måltid obligatoriskt ingår i ett pris (till exempel hotellfrukost) ska den inte förmånsbeskattas, men avdrag ska göras om skattefritt traktamente betalats ut.
• Traktamente för utrikes tjänsteresor är också skattefritt, och fungerar enligt samma schablon-princip som traktamente inom Sverige, men med andra procentsatser för avdrag.
• Varje land har ett schablonbelopp, även kallat normalbelopp.
• Arbetsgivaren kan betala ut skattefritt traktamente även när en anställd blir sjuk under tjänsteresan.

 
 Läs mer om hur enkelt du hanterar traktamenten och reseräkningar i Fortnox Kvitto & Resa