Inlägget nedan är skrivet av Fortnox och kan också läsas här.

Hanterar du dina kunders leverantörsfakturor manuellt idag? Då kan ni båda spara mycket tid och pengar på att ändra till ett mer digitalt och automatiserat arbetssätt. Du får en enklare och säkrare vardag och kunderna kan attestera fakturor – var de än befinner sig. Vi ger dig 5 anledningar till varför du ska sluta sprätta kuvert och börja arbeta på ett annat sätt!

Att arbeta digitalt med leverantörsfakturor gör fakturahanteringen säkrare, samtidigt som både du som konsult och dina kunder sparar tid. Med ett digitalt flöde slipper du hantera inkommande post, arkivera och söka i pärmar. Och din kund sparar tid genom att enkelt attestera via Fortnox App eller datorn.

– Kostnaden för att manuellt hantera en pappersfaktura, från att öppna posten till att få den betald, kan ligga på flera hundra kronor per faktura. Genom att införa digital hantering är det enkelt att halvera den här kostnaden, genom att arbetsinsatsen blir betydligt mindre. Konsulterna får tid för att göra analyser och uppföljning, säger Josef Elvby, Produktchef på Fortnox.

5 fördelar med digitala leverantörsfakturor

• Bättre kundrelation – Hanteringen av leverantörsfakturor tar oftast mycket tid, både för dig som konsult och kunden. Genom att digitalisera flödet frigör ni tid som du kan lägga på analyser och uppföljning. Kunden får då hjälp av dig med att utveckla företaget. Kunden får samtidigt mer tid att fokusera på sitt företag och verksamhet.
  
• Ökad service – När ni arbetar webbaserat kan kunden attestera leverantörsfakturor var som helst och när som helst, något som självklart underlättar i kundens vardag. Kunden kan själv välja att attestera i Fortnox App eller på webben. Du som konsult slipper gå in i kundens Fortnox för att se inkomna eller attesterade fakturor, istället får du automatiskt information i Fortnox Digital byrå. Det gör det enklare att hantera leverantörsfakturorna löpande och få bokföringen löpande uppdaterad. Du kan därmed ge realtidsinformation om obetalda fakturor och hur likviditeten ser ut.
  
• Lägre kostnader – Genom att sluta hantera pappersfakturor minskar kostnaderna. Det mest kostnadseffektiva är att ta emot en e-faktura, och i andra hand få leverantören att skicka in fakturan till kundens Fortnox via mail.
  
• Högre kvalitet – Den manuella handpåläggningen minskar när man arbetar med redan färdiguppställda regelverk, som till exempel fördefinierade motkonton på leverantör, automatkonteringar och automatiskt kopplade attestflöden. Det gör också att bokföringen blir mer konsekvent och dessutom enklare att ta över för en kollega vid till exempel sjukdom eller semester. Automatiska påminnelser från Fortnox gör att man heller inte missar någon attest.
  
• Kopplat till banken – Det finns också mycket tid och pengar att spara på att skicka leverantörsbetalningar via fil till din kunds internetbank. Hur automatiserat det kan göras beror på vilka betaltjänster man valt och vilken bank som kunden har, men i de flesta fall kan detta ske automatiskt utan att du behöver logga in på kundens bank. När filen är skickad får kunden ett mail att de har betalningar på banken att attestera. Väljer du dessutom att få återrapportering på fil sparar du ytterligare tid genom att få en automatisk avprickning av betalningarna på leverantörsfakturorna.