Detta inlägg är skrivet av Fortnox, och kan också läsas här.
Karensavdrag är ett engångsavdrag som arbetsgivaren gör på anställdas sjuklön vid sjukfrånvaro. Men hur fungerar det och hur räknar du ut det? Vi förklarar och ger exempel!
Vill du ha hjälp med lönefrågor?
Vad är karensavdrag?
Karensavdraget är ett fast engångsavdrag på 20 % som görs på sjuklönen i samband med sjukfrånvaro. Avdraget baseras på en genomsnittlig veckolön och maximalt ett fullt avdrag får göras per sjuklöneperiod.
Karensavdraget infördes den 1 januari 2019 och ersatte den tidigare karensdagen. Syftet var att få ett mer rättvist och förutsägbart avdrag då en genomsnittlig arbetstid ligger till grund för avdraget.
Tillfälliga regler med anledning av corona
Observera att regeringen har beslutat om tillfällig ersättning för karens från och med 11 mars till och med 31 december 2020. Det innebär att du och dina anställda kan ansöka retroaktivt om ersättning för karens för tid från 11 mars Som arbetsgivare ska du dock fortsätta göra avdrag på den anställdes lönebesked. Läs mer om de tillfälliga reglerna hos Försäkringskassan.
Hur funkar karensavdrag?
Avdraget baseras som sagt på den sjuklön som den anställde får en genomsnittlig vecka när hon eller han är sjuk. Procentsatsen för avdrag (20 %) gäller oavsett när under en arbetsdag den anställde sjukanmäler sig, eller hur många timmar hon eller han skulle ha arbetat den aktuella dagen. Om den anställde blir sjuk efter halva arbetsdagen dras ett halvt karensavdrag och är den anställde fortfarande sjuk nästa dag dras återstående del (tills ett helt karensavdrag uppnåtts).
Om en anställd återigen blir sjuk inom fem dagar efter en avslutad sjuklöneperiod görs inget nytt karensavdrag (förutsatt att ett helt avdrag redan gjorts) och någon ny sjuklöneperiod påbörjas inte. Det spelar ingen roll om det är samma som tidigare – regeln för återinsjuknande gäller oavsett orsak till frånvaron. När mer än fem kalenderdagar gått blir det däremot en ny sjuklöneperiod och du gör ett nytt karensavdrag.
Om en anställd haft tio karensavdrag de senaste tolv månaderna får du som arbetsgivare inte göra något karensavdrag när den anställde uppnår sin elfte sjukperiod (inom de tolv månaderna). Antalet karensavdrag får med andra ord vara högst tio på tolv månader.
Genomsnittlig veckolön
Avdraget blir med andra ord mer rättvist för den anställde jämfört med de tidigare reglerna om karensdag, eftersom eventuella skillnader i arbetstid mellan olika dagar elimineras tack vare beräkningen av den genomsnittliga veckolönen. Värt att tänka på som arbetsgivare är att det är viktigt att den anställde vet vilka uppgifter som den genomsnittliga veckolönen grundar sig på vid beräkningen av karensavdraget.
Hur räknar jag ut karensavdrag?
Hur karensavdraget räknas ut beror alltså bland annat på anställningstyp. Är du egenföretagare spelar även bolagsformen roll. Driver du till exempel aktiebolag gäller samma regler som för anställda. Driver du däremot enskild firma, kommanditbolag eller handelsbolag har du inget karensavdrag – då har du istället karensdagar som dras från din sjukpenning, som du ansöker om hos Försäkringskassan.
Anställd med månadslön
Som arbetsgivare gör du karensavdraget på 20 % av sjuklönen, utifrån den genomsnittliga veckoarbetstid, oavsett om den anställde arbetar heltid eller deltid.
Exempel
Lukas arbetar 100 % (40 timmar per vecka). Han har 26 000 kronor i månadslön och inga övriga förmåner. Lukas sjukanmäler sig till sin arbetsgivare och ett helt karensavdrag ska göras. Så här räknar vi ut karensavdraget: Vi börjar med att ta reda på timlönen. Formeln för beräkning av den genomsnittliga timlönen för karensavdrag är (Månadslön x 12) / (52 x veckoarbetstid)
Timlön = 150 kr (26 000 x 12) / (52 x 40)
Sjuklön per timme = 120 kr (timlön x 80 %)
Genomsnittlig sjuklön/vecka = 4 800 kr (sjuklön per timme x 40 timmar)
Karensavdrag = 960 kr (genomsnittlig sjuklön x 20 %)
Timanställd
Om du har timanställda gör du i egenskap av arbetsgivare karensavdrag på samma sätt som ovan, men utgår från det antalet timmar som den anställde arbetar under en genomsnittlig arbetsvecka.
Exempel
Isabelle har en timlön på 120 kronor. När hon sjukanmäler sig beräknar arbetsgivaren att hon har en genomsnittlig veckoarbetstid på 28 timmar, baserat på hur hon hennes arbetstid ser ut under de kommande 14 dagarna.
Timlön = 120 kr
Sjuklön per timme = 96 kr timme (timlön x 80 %)
Genomsnittlig sjuklön/vecka = 2 688 kr (sjuklön per timme x 28 timmar)
Karensavdrag = 537 kr (genomsnittlig sjuklön x 20 %)
Annan sysselsättning
Arbetssökande, behovsanställda och föräldralediga får i stället ett karensavdrag från sin sjukpenning från Försäkringskassan som är 20 % av den sjukpenning som beräknats för en genomsnittlig kalendervecka.
Automatiskt karensavdrag i Fortnox Lön!
När du använder Fortnox Lön kan programmet automatiskt räkna ut karensavdrag och sjuklön för dina anställda. Kom igång med ett enklare lönearbete i Fortnox Lön.