Det här inlägget är skrivet av Fortnox och kan också läsas här. För frågor om bokföring vänder du dig förstås med fördel till Karlstads bästa redovisningskonsulter.

En vanlig fundering som företagare är hur man hanterar digitala kvitton respektive papperskvitton? Och hur länge måste egentligen kvitton sparas? Vi skapar lite ordning och reda i djungeln av regler när det gäller räkenskapsinformation, kvitton och pappersfakturor.

Hur länge måste kvitton sparas?

Kvitton är en del av din räkenskapsinformation, som måste sparas i 7 år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det innebär 7 år och 6 månader för ett företag med räkenskapsår 1 juli – 30 juni.
 

Alla affärshändelser ska sparas

Ett inköp som en anställd gör för företagets räkning är en affärshändelse som ska sparas och bokföras. Det gäller oavsett om det är med företagets pengar/kort eller med egna pengar/kort den anställde betalar. Det kvitto som den anställde tar emot är företagets verifikat och ska hanteras som om företaget självt gjort inköpet.
 

Spara kvitton digitalt eller på papper – eller både och?

En vanlig fundering är hur man hanterar digitala kvitton respektive papperskvitton. Svaret på hur de ska sparas beror på ursprungsformatet. Om du eller en anställd tagit emot ett papperskvitto på en transaktion, ska papperskvittot sparas av företaget under den obligatoriska arkiveringstiden. Är det ett kvitto i elektronisk form, ska företaget spara det i elektronisk form. Några fler viktiga regler:

• Om du fått kvitto eller fakturor i både pappersform och elektronisk form (i nära anslutning till varandra), får företaget välja i vilken form det ska sparas. Det innebär att om företaget har valt att spara kvitton i elektronisk form, behöver inte papperskvittot sparas.
• När det gäller kvitton som först var i pappersform och sedan fotograferats eller skannats, måste även papperskvittot i original sparas i tre år. Papperskvittot får förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
• För fakturor som tagits emot i både pappersform och elektronisk form gäller samma regler som för kvitton. Har de tagits emot i nära anslutning till varandra går det att välja i vilket format fakturan ska sparas. För företag som valt att spara sina leverantörsfakturor i elektronisk form, behöver alltså inte pappersfakturan sparas och vice versa.
• Samma sak gäller fakturor i pappersform som du fotar eller skannar. Originalfakturan på papper sparas i tre år, och först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades får den förstöras.

Läs mer om arkivering på Bokföringsnämndens hemsida.
 

Digitala kvitton – ett hållbart alternativ

Diskussionen kring kvittohanteringen i Sverige har säkert inte undgått någon. Varje år skrivs 1,7 miljarder kvitton ut i Sverige, vilket enligt beräkningar motsvarar en åtgång av 60 000 träd för att producera. Hållbarhetsperspektivet är naturligtvis en synnerligen viktig fråga ur alla tänkbara synvinklar och här är Fortnox gärna med och bidrar till utvecklingen.

Fortnox molnbaserade tjänster är ju generellt sett en bra investering för miljön då de förenklar alla digitala kedjor inom småföretagens administration. Med Fortnox tjänst för utläggshantering sparar du massor av tid, får bättre kvalitet på kvittona – och slår ett slag för miljön.
 

Hantera dina kvitton och reseräkningar enkelt i Fortnox

Det är tidskrävande med utläggshantering, oavsett storlek på företaget. Med Fortnox Kvitto & Resa får småföretagare och den som ansvarar för redovisningen en automatiserad helhetslösning som innebär att samtliga roller på företaget sparar stora mängder tid. Tid de annars lägger på att leta efter kvitton, scanna in dem och kontera dem manuellt. Genom att direkt fota av kvittot, rapportera och/eller attestera med mobilen får man istället in det direkt i bokföringen. Tillsammans med Fortnox övriga program får man ett helautomatiserat flöde.