Detta inlägg är skrivet av Fortnox och kan också läsas här. Behöver ditt bolag hjälp med lönefrågor? Kontakta Ekonomipartner så reder vi ut det!
Lön är ett område där många byråer har kommit långt när det gäller att digitalisera och att arbeta säkert i flöden. Srf konsulterna ser hur lönehanteringen kommer att utvecklas ytterligare med hjälp av data inom de närmaste åren.
– Förståelsen för att man behöver data snabbt blir tydligare nu. Det man rapporterar in till Skatteverket kan i framtiden återanvändas. Då blir det också lättare att hantera för flera, säger Zennie Sjölund, branschansvarig Lön på Srf konsulterna
Självservice och digitala tidrapporter har gjort att omställningen till att arbeta digitalt med lönehantering har gått snabbare än vad kanske arbetet med att digitalisera traditionell bokföring har gjort.
Zennie Sjölund är branschansvarig för lön på Srf konsulterna och ser hur digitaliseringen gör lönehanteringen både säkrare, enklare och snabbare.
– Digitaliseringen är en väldigt stor omställning, lika stor som datoriseringen var på 90-talet. När det gäller löner så gäller det att man arbetar kvalitetssäkrat med rutiner som gör att man känner sig trygg i den vardagliga hanteringen. Har man det, blir också förändringar som man inte kan förutse lättare att hantera, säger Zennie Sjölund.
Kvalitetssäkra flödesmodeller
För att få en så säker och effektiv löneprocess som möjligt är det viktigt att ha rätt system och arbetsmodell. Zennie Sjölund tycker att man ska ha en organisation som bygger på kompetens, vilket dels ger trygghet, dels kan spridas på byrån.
– Det är viktigt att man inte är sårbar på lön. Även om inte alla på byrån är specialister måste det finnas möjligheter för att genomföra lön varje månad. För att det ska fungera bra och säkert gäller det att man arbetar kvalitetssäkrat.
Det gäller också att ha rätt arbetsverktyg och program för att kunna sköta lönearbetet effektivt och säkert. Arbetssättet bör också vara spårbart så att man kan följa flöden genom hela processen – och även gå tillbaka och se varför vissa beslut fattades.
– Man måste vara ödmjuk och inse att det kan bli fel, men vi kan minska felen med bra grundfunktioner och processer. Man bör också skapa en backup så att man inte har alla ägg i en korg.
Satsa på lönehanteringen
Lönehantering är ett område som kräver kompetens och kunskap. Det gör att många företagare vill att byråer ska sköta lön åt dem, då det inte är kostnadseffektivt för små företag att skaffa sig all kunskap och lägga den tid som krävs.
I framtiden tror Zennie att lön och lönehantering kan utvecklas ännu mer till ett eget affärsområde. Hon tycker därför det är viktigt för byråer att satsa på lönehantering och ha kompetens inom det.
– Lön påverkar så mycket här och nu. En lön som är felaktig kan vara avgörande för ett företag. Att jobba med lön kräver också stor kunskap då det är många regler och lagar att förhålla sig till. Man jobbar inom ett område som ger effekt i de anställdas privatekonomi och behöver en stor empati för de som ska få sin lön.
– De som arbetar med lönehantering får också en bra insyn i företaget då man ofta kommer de anställda nära och kan göra ett större avtryck på företaget när man möter ledningen.
Lättare att använda data
Just nu pågår flera utredningar om hur data ska kunna delas mellan företag och myndigheter för att förenkla och slippa dubbelarbete. Inom några år tror Zennie att lönehanteringen därför kommer att ha utvecklats och digitaliserats ytterligare, bland annat med ett nytt rapporteringsförfarande.
– Vi kommer börja använda finansiell information bättre och dela på data. Förståelsen för att man behöver data snabbt blir tydligare nu. Det man rapporterar in till Skatteverket kan i framtiden återanvändas. Då blir det också lättare att hantera för flera företag.
– I framtiden kommer lön jobba tätare ihop med både HR och IT. Gränser mellan olika affärsområden kan komma att suddas ut. Stora förändringar kommer att komma.
Zennies fyra tips när ni väljer lönesystem
- 1. Utgå från de behov ni har. Vilken typ av verksamhet och bransch avser löneprocessen? Finns det stöd för de kollektivavtal som ska hanteras?
- 2. Tydliggör möjligheter med de systemen ni har idag. Finns det funktioner och integrationer som inte används som skulle underlätta.
- 3. Välj rätt leverantör. Det är viktigt med en bra relation till leverantören som man väljer. Även de små företagen ska till exempel ha bra support.
- 4. Blicka framåt. Stäm av vad lönesystemsleverantören har för vision. Hur ser man på att nyttja API:er som handlar om att få data snabbt? Vad har man för framtidsplaner när det gäller systemen? Viktigt att undersöka så att man inte fastnar i ett system utan framtidsvisioner.
Läs mer om hur delat arbete med lönerna i Fortnox sparar både tid och ger bättre kontroll – för alla.